Tugas Softskill Skenario Yang Terjadi Pada Manajer

Skenario 1

Saudara adalah Manajer Application Development Team pada PT. UG

Informatic. PT. UG Informatic menerima 10 orang karyawan baru

yang ditempatkan dalam Application Development Team.

Tiga karyawan lulusan dari S1 Sistem Informasi, empat karyawan lulusan

dari S1 Teknik Informatika dan tiga karyawan lulusan S1 Ekonomi.

Karyawan yang menjadi anggota pada Application Development Team

harus menguasai teknologi repositori yaitu GIT technology. Untuk itu

anda akan menyertakan mereka untuk mengikuti pelatihan GIT

technology.

Setelah mereka menyelesaikan pelatihan, Saudara akan

menempatkan mereka ke dua proyek Sistem Informasi, bergabung

dengan beberapa karyawan lama.

Dua proyek tersebut adalah :

Proyek Pembuatan Aplikasi Akuntasi dan Proyek Pembuatan

Website E-commerce. Tugas Saudara adalah :

1. Menentukan metode pelatihan yang akan mereka ikuti.

2. Memotivasi mereka agar dapat bekerjasama dengan baik dalam

tim proyek sistem informasi.

3. Menetapkan target unjuk kerja untuk ke sepuluh karyawan baru

yang akan ditempatkan pada 2 proyek Sistem Informasi.

4. Merancang tujuan kinerja untuk 2 proyek Sistem Informasi

tersebut.

5. Menetapkan langkah-langkah pembuatan Standar Prosedur

untuk 2 proyek tersebut.

6. Membuat catatan dari setiap diskusi atau pertemuan baik dengan

pihak manajemen maupun dengan tim pembuat proyek Sistem

Informasi.

7. Mengevaluasi hasil kinerja 2 tim proyek Sistem Informasi.

8. Melakukan perbaikan terhadap hasil kinerja tim yang tidak

sesuai.

Jawaban :

Kasus 1

1. Metode yang akan kalian ikuti adalah GIT Technology, karena pelatihan dibutuhkan untuk menguasai teknologi tentang repositori dan pelajaran tentang dasar – dasarnya.

2. Kalian adalah 10 orang yang terpilih dari beribu – ribu orang yang diterima kerja di PT. UG Informatic, kalian disini pastinya ingin membahagiakan orang tua dan menjadi sukses, untuk itu dibutuhkan kerja keras , tekad dan semangat untuk mendapatkan apa yang diinginkan.

3. Kalian sudah menyelesaikan pelatihan GIT Technology, sekarang target kalian adalah menyelesaikan tugas dua proyek dan bekerja sama dengan karyawan lama

4. Tujuan Kinerja Proyek Sistem Informasi adalah untuk Proyek Pembuatan Aplikasi Akuntasi dan Proyek Pembuatan Website E-commerce

5. Adapun Langkah – langkah pembuatan standar prosedur yaitu :

a) Menentukan sasaran (Goal) Menentukan hasil akhir yang ingin dicapai

b) Membuat perkiraan (Forecasting) Memperkirakan kecenderuangan, antisipasi keadaan untuk mencapai tujuan

c) Menyusun strategi (Strategy Arranging) Menentukan cara, taktik, hal-hal istimewa, dan waktu yang dibutuhkan guna mencapaitujuan.

d) Menyusun Program (Programming) Menentukan prioritas, tahapan, perincian kegiatan, dan penjadwalannya.

e) Membuat anggaran (Budgeting) Mengalokasikan sumberdaya untuk setiap unit usaha dan rencana keuangan yangmencerminkan kegiatan usaha.

f) Membuat prosedur kerja (Work proceduring) Menentukan standarisasi proses kerja.

g) Membuat pola kebijakan (Policy Making) Pengambilan keputusan pada urusan-urusan penting yang terjadi secara berulang berdasarkan petunjuk teknis pelaksanaan

6. Jika kita akan mengadakan meeting atau pertemuan , maka pertama – tama kita harus Menampung masukan dari anggota tim dan bisa dipertimbangkan untuk nanti

7. Jika goal atau tujuan kita tidak tercapai , maka dibutuhkan hasil evaluasi untuk menunjukkan kesalahan ataupun kinerja kita yang kurang dan bisa diperbaiki

8. Perbaikan kinerja

Skenario 2

Saudara sebagai seorang pimpinan di suatu perusahaan mempunyai tugas untuk melakukan koordinasi anggota tim dan pendelegasian wewenang atau tanggung jawab terhadap sistem perhitungan gaji yang baru diterapkan agar dapat mencegah konflik dan mengatasi permasalahan yang terjadi pada PT. UG Informatics di atas, serta hal hal lain yang berhubungan dengan koordinasi dan pendelegasian wewenang seperti berikut:

1. Menetapkan ruang lingkup masing-masing anggota tim.

2. Melakukan pendekatan kerjasama antar anggota tim.

3. Menggunakan sumber daya yang efisien.

4. Memberikan umpan balik dari unjuk kerja.

5. Menetapkan tanggung jawab tim dengan jelas.

6. Mendelegasikan tanggung jawab yang harus dijalankan dengan jelas.

7. Mengkomunikasikan permasalahan pada tim dengan jelas. Lakukan pekerjaan di atas sesuai dengan prosedur yang berlaku !

Jawaban :

Kasus 2

1. Masing – masing anggota tim akan dibagi – bagi menjadi beberapa bidang untuk pendelegasikan wewenang dan tanggung jawab . Ada yang tentang sistem komputernya, pendapatan dan pengeluaran kantor , pembagian gaji kepada karyawan ,

2. Kerja sama yang dibutuhkan adalah Membutuhkan anggota yang dapat dipercaya,melakukan komunikasi yang baik antara atasan dan bawahan,

3. Sumber daya ada manusia, uang, fisik, teknologi , metode dan pasar

4. (1) Sebagai faktor motivasi dan memberi peluang kepada penyelia untuk mendorong pegawai ke arah unjuk-kerja yang diharapkan,

(2) Umpan balik yang konstruktif sangat diperlukan untuk mengubah perilaku, dan

(3) Mendorong terciptanya keadilan dan akurasi dalam penilaian.

(4) Memberikan bonus kepada karyawan yang memberikan hasil maksimal

5. Daftar pekerjaan dan tanggung jawab yang harus diselesaikan tiap posisi misalnya, posisi penjualan bertanggung jawab untuk menjual produk, mencari pelanggan baru , dan membuat strategi promosi

6. a. menetapkan dan memberikan tugas dan tujuannya kepada orang yang diberi pelimpahan.

b. melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan.

c. Karyawan/bawahan yang menerima delegasi baik eksplisit maupun implisit menimbulkan kewajiban dan tanggung jawab.

d. Manajer menerima pertanggungjawaban (akuntabilitas) atas hasil yang telah dicapai.

7. Memberikan informasi kepada anggota yang lain dengan suara yang jelas, tidak ada diskriminasi antar anggota tim , memastikan semua pihak sadar bahwa mereka punya konflik yang harus diselesaikan, memastikan semua pihak sepakat sama hal – hal kecil terlebih dahulu, memastikan semua pihak (termasuk dirimu ) mendengarkan dengan baik, memastikan semua pihak fokus sama masalah bukan pada individu, memastikan kesimpulan yang diterima dan mencari opsi jalan keluar.